Saltar al contenido

Cómo crear el mejor espacio para el teletrabajo

Cada vez más personas trabajan desde casa. Hace ya tiempo que el teletrabajo gana adeptos entre empresas y trabajadores. Sin embargo, ha sido en 2020 cuando esta fórmula de trabajo está creciendo más, por su eficacia para frenar la propagación del coronavirus causante de la COVID-19. Te explicamos cómo crear un espacio profesional en tu hogar, alrededor de tu ordenador, que sea eficiente, organizado y agradable.

Habilita un espacio de trabajo diferenciado

Para conseguir un ambiente de trabajo en el hogar que facilite la concentración y la productividad, necesitas delimitar un espacio específico. Por tanto, tienes que crear un lugar que contribuya a separar tu vida laboral de tu vida personal y familiar. Ésa es la primera recomendación que te damos.

A partir de ahí, una vez has establecido ese perímetro que hace de frontera entre tu yo hogareño y tu yo profesional, tienes que seguir unas pautas para que el entorno de teletrabajo sea óptimo.

En El Blog de BEEP te hemos ofrecido en otros contenidos las pautas para que tu experiencia profesional desde tu residencia sea la mejor posible.

La luz natural es recomendable para un espacio de teletrabajo productivo.

1. Elige un lugar con luz natural

La iluminación natural es un criterio fundamental a la hora de elegir ubicación para tu espacio de trabajo en casa. La luz que entra por ventanas, balcones y terrazas favorece tu productividad. Asimismo, es buena para tu estado de ánimo y para tu salud.

Para mejorar tu concentración y rendimiento intelectual

Un trabajo de investigación del Departamento de Salud Ambiental de la Universidad de Nara, en Japón, demostró en 1999 que la luz natural aumenta la concentración durante las horas de trabajo. Y que lo hace, sobre todo, durante las horas de la mañana y a partir de las cinco de la tarde.

Según este estudio, la luz natural de esas franjas horarias reduce el riesgo de depresión y potencia “el estado de ánimo, la energía, la capacidad de respuesta y la productividad”.

Si tienes la mente espesa, solo tienes que mirar a través de una ventana y absorber toda la energía solar posible para recargar tus ‘baterías’. La exposición a luz natural durante el día ayuda a dormir mejor, lo que hace que al día siguiente te sientas más descansado o descansada

Por otro lado, hay investigaciones que apuntan a un mejor rendimiento intelectual cuando se trabaja en un entorno con iluminación procedente del exterior.

En un estudio de la California Energy Commission (Comisión de Energía de California), los estudiantes con más luz natural en sus aulas mejoraron sus resultados con más rapidez en los exámenes de matemáticas (un 20% más) y en las pruebas de lectura (un 26% más) en comparación con sus compañeros expuestos a menor iluminación solar.

Piensa en tu salud

Una oficina en casa con luz natural es positiva para tu salud. La luz que te entra desde el exterior ayuda a disminuir la presión sanguínea, así como a reducir el estrés y la ansiedad. Además, puede reforzar tu sistema inmunitario, es una fuente fenomenal de vitamina D, y es buena para tu salud ocular.

Y no te olvides de que, con iluminación natural, es más fácil disfrutar de unas plantas de interior. Unas plantas bonitas pueden ser lo único que separe a tu oficina en casa de la perfección

Ventilación

Si sitúas tu lugar de desarrollo profesional cerca de ventanas o de salidas al exterior, facilitas la ventilación. Y es que la renovación del aire ayuda a trabajar en mejores condiciones.

La mejor luz para las videoconferencias

Se recomienda hacer la videoconferencia desde un sitio con mucha luz natural. Así conseguirás que tus facciones se vean de forma nítida y clara.

En caso de que no tengas demasiada iluminación solar, deberías sentarte allí donde llegue la luz de un fluorescente no demasiado intenso.

En El Blog de BEEP hemos publicado un artículo que te puede interesar si es que, por teletrabajo u otros motivos, tienes que hacer videollamadas desde casa. El contenido es COVID-19: 21 consejos para hacer videoconferencias desde casa

2. De cara a una puerta (si es posible)

Siempre que sea posible, es una buena idea emplazar tu escritorio de cara a la puerta. De esta manera, siempre vas a saber quien entra en tu espacio. Las personas familiarizadas con el feng shui la definen como posición de poder.

En caso de que la mesa o escritorio se sitúen frente a una pared, puedes poner un espejo, que da más luz al lugar y que te facilita saber al instante quien desea entrar en tu oficina en casa. De este modo logras sentarte en tu escritorio desde la mencionada posición de poder.

Asegúrate de tener un fondo discreto a la hora de hacer videollamadas. Además, intenta no tener tan cerca del teclado una taza de café: ¡La puedes verter!

3. ¿Qué ‘telón de fondo’ eliges para las videoconferencias?

El fondo debe ser neutral. Es decir, no debería estar abarrotado de objetos y elementos decorativos personales. Evidentemente, siempre puede haber algún detalle personal, pero es desaconsejable abrumar con exhibiciones de coleccionismo o con muchos ítems personales.

La razón es que una decoración excesiva se contradice con el ámbito profesional y de trabajo. Además, un fondo muy barroco puede despistar al resto de participantes, que de forma involuntaria podrían dedicar parte de la sesión a analizar tus figuras, libros o jarrones.

En caso de no disponer de un fondo lo más natural y simple posible, en Skype puedes hacer borroso el fondo. Y en Zoom, puedes seleccionar un fondo o background virtual.

Las ventajas de tener una pared detrás

La principal ventaja de tener una pared detrás es que puedes utilizarla como telón de fondo de tus videoconferencias. Muchas personas optan por situarse de espaldas a una librería (de modo que el fondo en las videollamadas son hileras de libros). Como hemos explicado, lo que es desaconsejable es tener detrás elementos que distraigan a tus compañeros de conexión de lo realmente importante: lo que tú dices y cómo lo dices.

En su blog, un diseñador de interiores estadounidense que trabaja desde casa explica que su telón de fondo son unos paneles de pared coreanos que representan unas montañas brumosas. De esta manera personaliza el fondo en las videoconferencias, pero no despista con figuras, jarrones, cuadros variopintos o un mosaico multicolor compuesto de lomos de libros.

“[Con este fondo] subconscientemente transmites que te encuentras en un estado mental elevado, cosa que no siempre es verdad, por supuesto. Pero la idea es que tú vas a dar un impresión más profesional”. Así argumenta este diseñador la elección de los mencionados paneles de pared.

En resumen, la idea es disponer de algún tipo de pintura, vinilo o mural que decore sin estridencias la pared que tienes detrás. Otra opción es una minimalista pared en blanco.

Ten en cuenta que, si trabajas con un portátil, siempre va a ser más fácil escoger el fondo que tú desees para tus conexiones. Básicamente, porque te puedes sentar en cualquier sitio de tu hogar.

Para más información sobre videollamadas y teletrabajo, te recomendamos la lectura de COVID-19: 21 consejos para hacer videoconferencias desde casa

4. Construye un espacio cómodo y agradable

Son muchas horas: La comodidad y la ergonomía son lo primero

Si nunca antes habías trabajado desde tu residencia de forma habitual, es probable que no hayas invertido en una silla de oficina cómoda, o en una mesa o escritorio amplia y adecuada. Ahora es el momento de priorizar la comodidad. Piensa que vas a pasar muchas horas en tu oficina en casa a lo largo del día. Por todo ello, no escatimes en ergonomía y confortabilidad.

El Blog de BEEP te ofrece la guía Teletrabajo: Cómo mejorar la ergonomía de tu oficina en casa

Dale tu toque: Personaliza y decora tu espacio de trabajo

¿Tienes la sensación de que tu mundo se ’empequeñece’ al trabajar desde tu vivienda?

El teletrabajo puede generarte la sensación de que tu mundo se empequeñece. Para empezar, esta forma de trabajar te obliga a encerrarte en casa durante horas. Y te fuerza a hacerlo en el (mejor) espacio que hayas conseguido habilitar entre tus cuatro paredes para emplazar un ordenador y una impresora.

Además, es probable que comiences la jornada de trabajo sin haber inhalado ni una bocanada aire fresco, porque no has tenido la necesidad de salir de casa. (La parte positiva, claro, es que te ahorras el transporte al lugar de trabajo, y todo el estrés y consumo que conlleva.)

Por otro lado, cuando enchufas el portátil o el sobremesa para arrancar tu jornada laboral, puede ser que te desanimes durante unos segundos. Lo decimos porque en ese instante podrías ser consciente de que durante las próximas horas (la duración de tu jornada laboral) vas a estar circunscrito o circunscrita a un espacio reducido. Ese espacio son los metros cuadrados de la superficie (habitación, sala, despacho o rincón) en la que has instalado tu espacio doméstico para trabajar.

Seguro que vas a echar de menos la dinámica social y de trabajo en equipo de la oficina, con las interacciones (e interrupciones) con compañeros.

El teletrabajo: Una oportunidad para trabajar en el sitio ideal

Pues bien, se trata de darle la vuelta a la situación. ¿Por qué no rentabilizar todas las ventajas que te ofrece el desempeño laboral desde el hogar? Ya hemos mencionado que ahora no tienes que sacar el coche del parking para ir a trabajar, ni tampoco tienes que tomar tren, autobús o metro. Recuerda que el traslado hasta el lugar de trabajo puede consumir mucho tiempo y ser una enorme fuente de estrés.

Además de ahorrarte kilómetros, el teletrabajo permite crearte un lugar de trabajo a medida y personalizado. Así que construye un espacio de trabajo que te haga sonreir, con detalles que te eleven la moral. Utiliza una silla de oficina que, aparte de ergonómica, vaya contigo y sea de tu agrado. Emplea el ratón y la alfombrilla con reposamuñecas que te gusten. Y consigue un divertido cojín para tus lumbares, que contribuirá a que tu postura de trabajo sea la idónea.

Sin necesidad de recargar el espacio de objetos ni de decorar en exceso, sitúa en el radio más cercano a tu ordenador algunos elementos (pocos, que estás en una oficina) que te hagan sentir bien. Pueden ser muñecos de vinilo Funko Pop!, souvenirs, pósters y fotos personales.

Aprovecha que es tu espacio para hacerlo tuyo. Pero ten presente que tampoco se trata de que conviertas tu oficina en casa en un ‘bazar’. Encuentra un punto de equilibrio. Apuesta por unos pocos detalles que den personalidad a tu lugar de trabajo. Pero no te pases

Limpia y desinfecta con frecuencia

La limpieza del espacio de trabajo es fundamental. En unos tiempos marcados por la pandemia del virus de la COVID-19, debes asegurarte de la limpieza diaria de los elementos de tu oficina en el hogar que toques cada día. Por ejemplo, la mesa o escritorio. Y también el ordenador, la tableta, el móvil, el ratón, los auriculares y todos los dispositivos que formen parte de tu rutina diaria de trabajo.

Por supuesto, las reglas más importantes son llevar mascarilla (en el exterior), guardar la distancia social y utilizar los equipos informáticos y tecnológicos con las manos limpias. Una higiene de manos consistente evita que el teclado del ordenador y otros dispositivos se llenen de virus y gérmenes, y facilita que esos equipos se ensucien menos.

Deberías tener siempre un paño de microfibra a mano, para mantener tus equipos tecnológicos limpios.

En El Blog de BEEP hemos elaborado varios artículos y guías que te explican cómo mantener limpios y desinfectados tus equipos tecnológicos:

5. Mantén organizada tu oficina en casa

Ya has encontrado el espacio ideal para tu oficina en casa. El emplazamiento es perfecto o, al menos, es el mejor que tienes disponible. El equipo informático y todos los accesorios necesarios están en tu escritorio, o cerca. Lo único que falta es que establezcas un sistema de organización y clasificación de documentos, utensilios y dispositivos. Desde borradores de trabajo, hasta pendrives y clips.

Un espacio de teletrabajo diáfano, despejado y con orden

Si le preguntas a una persona pulcra a la hora de organizarse qué es lo que necesita para poder hacer su trabajo de forma satisfactoria, te va a contestar: “Solo me hace falta un espacio en orden”.

Mantener tu espacio de trabajo limpio y ordenado es básico para ayudarte a trabajar con concentración y con productividad. El desorden y la acumulación de papeles y objetos, son malas prácticas muy distrayentes. Tu entorno inmediato, tu espacio de teletrabajo en este caso, influye sobremanera en tu comportamiento. Y también tiene un impacto en tus estados de ánimo y mental. Por todo ello es tan importante seguir unas pautas para mantener tu despacho en casa despejado y en orden.

Te ofrecemos algunas pautas de organización de tu oficina doméstica, pero ten presente que hay tantas formas de organizar un espacio de trabajo como personas. Cada uno se sentirá más cómodo con su propio sistema

Regla número 1: Oficina en casa totalmente diferenciada del resto del hogar

La regla número 1 a la hora de organizar una oficina en casa es realizar solo actividades profesionales en ese espacio de trabajo, y no actividades personales. Si sigues este consejo, va a ser imposible que mezcles documentos y objetos pertenecientes a tus facetas profesional y personal. En tu espacio para el teletrabajo, solo puede haber documentos, cosas y equipos tecnológicos relacionados con tu actividad laboral.

Organiza los cables de ordenador, impresora y otros equipos y dispositivos

Los cables desorganizados y puestos de cualquier manera reflejan desorden, son feos a la vista y obstaculizan la gestión de los diferentes equipos y gadgets que se conectan a tu ordenador.

Alrededor del equipo informático, puedes tener una o más impresoras, un router, uno o más discos duros externos, y muchos otros ítems tecnológicos. En El Blog de BEEP ya te hemos explicado cómo poner orden en los cables en el artículo Cómo organizar el lío de cables de tu ordenador

Reserva un espacio para la impresora

La impresora multifuncional, o la impresora y el escáner, deben estar siempre a mano. Al lado o debajo del escritorio. Un consejo importante es que tengas siempre cartuchos de repuesto y folios de sobras.

¿Escritorio con montañas de papeles?

En caso de que haga tiempo que tienes una oficina en tu casa, es probable que hayas acumulado muchos papeles y utensilios encima del escritorio.

Si hace meses que no ves la superficie de tu mesa porque está cubierta por todo tipo de documentos y objetos, ha llegado la hora de pasar a la acción

El primer paso es sacar del escritorio todo lo que no sea monitor, teclado y ratón. Lleva a otro sitio todos los papeles, bolis y utensilios de oficina que estén ocupando espacio en la mesa.

Así podrás comenzar de cero, y organizar tu oficina en casa con una mentalidad más ordenada.

Todos los papeles que hayas apartado, sepáralos en tres grupos:

  • Papeles que debas digitalizar (escanear) para conservar en tu ordenador
  • Documentos que tengas que guardar físicamente (a pesar de haber hecho una copia digital)
  • Documentación descartada que tengas que hacer trizas (van al contenedor de reciclaje de papel)

Digitaliza todo lo que puedas

Todo aquello que puedas pasar de papel a formato digital, pásalo. Y hazlo sin contemplaciones. Es la regla más importante para evitar acumular documentos: tan pronto recibas un papel importante y que no tenga un valor original, escanéalo. Hazlo al momento, o al cabo de una semana. Pero no dejes que crezcan pilas de papeles.

El papel que has digitalizado, lo puedes eliminar o bien archivar en un lugar que no tiene por qué estar al alcance de tu silla.

Al digitalizar, te obligas a crear un sistema de carpetas en tu ordenador para organizar y clasificar archivos.

Pon etiquetas en carpetas, cestas y cargadores de dispositivos

A las personas organizadas les encanta poner etiquetas a carpetas, contenedores, cables, cargadores de dispositivos tecnológicos y otros muchos objetos. Las etiquetas ayudan a encontrar las cosas y a devolverlas correctamente al lugar donde las guardas.

En las carpetas acordeón, es fundamental asignar etiquetas para clasificar toda aquella información que debes guardar en formato original (por ejemplo, contratos).

Puedes crear las etiquetas de forma artesanal o con una modesta etiquetadora.

Piensa en vertical: Aprovecha las paredes

En vez de pensar solo en horizontal (mesa, escritorio, muebles de oficina), piensa también en vertical. Para optimizar el uso del espacio de teletrabajo, aprovecha las paredes.

Recurre a estanterías, y a archivadores y cestas que se puedan colgar. Dispón una pizarra, donde puedes escribir la lista de tareas a hacer. Y echa mano de un mural de corcho, donde puedes colgar documentos de interés.

Con este aprovechamiento vertical de tu oficina, liberarás espacio en tu escritorio para leer y para tomar notas

Utiliza contenedores de todo tipo para guardar papeles y cosas

Emplea todo tipo de contenedores para guardar la documentación profesional. Saca partido a los cajones del escritorio y a los espacios para el almacenaje que ofrezcan otros muebles que estén dentro del perímetro de la oficina en casa. Una buena idea es etiquetar todos los contenedores que utilices: cestas, bandejas, cajas contenedoras de todos los tamaños, etc.

También es recomendable utilizar carpetas, carpetas acordeón y fundas portafolios transparentes.

Las cajas contenedoras las puedes adquirir. Y también las puedes obtener a partir del reciclaje: otorga un uso de almacenaje a esas cajas decorativas en las que te han entregado algún regalo. También pueden ser esas cajas de packaging en metal que guardaste porque ya viste que te podrían ser útiles en el futuro.

En estas cajas o cajitas puedes guardar pendrives, cargadores, bolígrafos y muchas otras cosas. Si los ítems son muy grandes, también puedes utilizar cajas de zapatos, que puedes decorar

Emplea una cesta para cosas pendientes

Una buena idea es tener una cesta para todo aquello que no tienes tiempo de mirarte al momento. Te recomendamos que habilites un contenedor para las cosas pendientes. Una vez a la semana, deshazte de todos los documentos, revistas o publicaciones que no necesites, y archiva lo que te haga falta.

Ten a mano los contenedores de documentación que consultas cada día

Asegúrate de tener a mano las carpetas, libretas y documentos que consultas cada día. Para ganar espacio en la superficie de tu escritorio, utiliza los cajones más cercanos, o cuelga archivadores en la pared. Si te abstienes de dejar los documentos profesionales encima del escritorio, evitas que cualquier otro habitante de la casa (por ejemplo, los más pequeños) te pueda perder o manchar algún documento relevante.

Si tienes espacio, puedes poner cestas archivadoras de alambre en las paredes.

Una estantería justo enfrente de tu silla, a la que puedas acceder casi sin levantarte, también es una práctica recomendación

Una librería con los libros para un uso profesional

En un espacio profesional de cierta dimensión, es conveniente disponer de un mueble específico para los libros de uso habitual. Según cual sea tu profesión, vas a necesitar volúmenes especializados. Y, a pesar de la existencia de diccionarios online, siempre es bueno tener a mano buenas ediciones de diccionarios en papel de las lenguas en las que te desenvuelvas laboralmente.

Recipientes para bolígrafos, lápices y rotuladores

Puede parecer obvio, pero no sobra recordar que bolígrafos y otros útiles de escritorio deben tener contenedores específicos. Por ejemplo, botes, que incluso puedes colgar en un barra que pongas en la pared de enfrente de tu mesa de trabajo.

Deja el escritorio despejado al finalizar la jornada

Cuando desconectes el ordenador y des por concluida la jornada de trabajo, deja libre el escritorio de cualquier papel o bolígrafo. Cada cosa, en su sitio. Ya puestos, pasa un paño para dejar bien limpia la superficie de trabajo.

Cuando al día siguiente retomes tu actividad, lo harás en un entorno de trabajo diáfano y despejado.