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COVID-19: 21 consejos para hacer videoconferencias desde casa

El teletrabajo ha ganado un enorme protagonismo en España a causa de la pandemia del virus de la COVID-19. Las empresas han fomentado que sus empleados hagan su actividad desde casa, un modelo de trabajo que exige reuniones por videoconferencia. En este artículo de El Blog de BEEP, te proponemos consejos para que las conexiones por videoconferencia desde casa sean un éxito.

1. Un espacio de trabajo en casa diáfano y eficiente

El primer consejo que te ofrecemos no tiene nada que ver con la tecnología que conlleva una sesión de videoconferencia. Tampoco está relacionado con la indumentaria o con el aspecto que deberías lucir.

Antes de prestar atención a las singularidades de la videoconferencia desde casa, es crucial prestar atención al espacio de trabajo. En la medida de lo posible, debes crear tu espacio.

Una oficina en casa diáfana y bien organizada va a facilitar tu productividad. Y, de cara a las sesiones de videoconferencia, un espacio de trabajo agradable va a proyectar una imagen positiva de ti.

21 consejos para tener la oficina en casa

En El Blog de BEEP hemos publicado el contenido Teletrabajo: 21 consejos para trabajar desde casa.

En este artículo, describimos todas las claves para que el teletrabajo sea productivo, saludable y agradable. Y, claro, también explicamos cómo conseguir que tu espacio de trabajo en casa sea un excelente lugar desde el que realizar sesiones de videoconferencia desde casa.

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2. Luz y un fondo neutral

Lo ideal es hacer la videoconferencia en un espacio con mucha luz natural. De ese modo, la imagen de tu rostro va a ser nítida y clara.

Si tu espacio de trabajo en casa cuenta con iluminación natural, esa condición ya la cumples.

En caso de que no tengas demasiada iluminación solar, deberías sentarte donde llegue la luz de un fluorescente no demasiado intenso.

El fondo debería ser neutral. Es decir, no debería estar abarrotado ni repleto de objetos y elementos decorativos personales. Evidentemente, siempre puede haber un pequeño detalle personal, pero es desaconsejable abrumar con exhibiciones de coleccionismo o con muchos ítems.

La razón es que una decoración excesiva se contradice con el ámbito profesional y de trabajo. Además, puede despistar al resto de participantes, que igual dedican involuntariamente parte de la sesión a fijarse en tus figuras, libros o jarrones.

En caso de no conseguir un fondo lo más natural y sencillo posible, en Skype puedes hacer borroso el fondo. Y en Zoom, puedes seleccionar un fondo o background virtual.

3. Viste de forma profesional aunque estés en casa

Cuando trabajas desde casa, debes llevar ropa profesional, como te indicamos en la guía Teletrabajo: 21 consejos para tener la oficina en casa.

Para crear un marco mental de trabajo y profesional, debes llevar ropa de calle

Este consejo es aún más importante si realizas videoconferencias desde tu casa. No se trata de que vayas con corbata, pero sí que deberías vestir de manera formal, o como lo harías en tu oficina presencial.

Camisa, pantalones y zapatos o calzado cómodo. Con esa indumentaria tan sencilla ya puedes acceder a la sesión, siempre y cuando no haya un dress code o código de vestimenta que te obliguen a vestir de otra manera.

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4. Prepara la reunión

Si eres el organizador del encuentro, envía a los asistentes la agenda de los temas a tratar. Asimismo, hazles llegar todos los documentos o archivos que deberían tener a mano durante la celebración del meeting.

Como harías con ocasión de una reunión presencial, prepara los temas que se vayan a abordar en la sesión. El hecho de que estés conectándote a la videoconferencia desde un ordenador en tu casa, no te exime de prepararte la cita con tus compañeros de trabajo o de proyecto.

5. Elige el sistema de videoconferencia adecuado

En caso de que seas la persona encargada de organizar la videoconferencia, esfuérzate por utilizar el sistema que mejor se ajuste a las necesidades de vuestro grupo de trabajo.

Lo primer es tener claros los requisitos. Es decir, participantes y acciones que deseas poder realizar en el decurso de la sesión.

Con el apoyo del departamento de informática de la empresa, o a partir de tu propia labor de investigación, averiguarás qué software es el mejor.

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6. Cierra todas las Apps y sofwares para mejorar el rendimiento de la sesión

Antes de poner en marcha la sesión de videoconferencia (en caso de que seas el moderador) o antes de entrar en la sala virtual, cierra todos los programas o aplicaciones que tengas abiertos.

Deberías clausurar todos los softwares, especialmente los que contengan datos personales o que exijan mucho esfuerzo al procesador del ordenador.

Una videoconferencia exige muchos recursos, por lo que habría que permitir que toda la capacidad del equipo vaya destinada a la sesión.

Así que cierra todos los programas que tengas en marcha. Y asegúrate de guardar todo el trabajo que estés realizando en ese momento: edición de vídeo, documentos de Word o de Excel, etcétera.

No hace falta que cierres el gestor de correo electrónico, pero evita que sea una distracción para el desarrollo de la sesión.

7. No tengas más pestañas abiertas en el navegador (por si compartes la pantalla)

Deja abiertas solo las pestañas relacionadas con la reunión

Los programas para webinars y videoconferencias permiten compartir tu pantalla. Por ello es una buena idea cerrar todas las pestañas del navegador que no tengan que ver con la celebración de la sesión.

De este modo evitas compartir información privada con los asistentes a la reunión virtual.

Pon orden en tu escritorio

Si vas a compartir el escritorio, deberías ordenar los elementos (documentos, programas) que aparecen desplegados. Un escritorio caótico es una mala carta de presentación. Asimismo, verifica que no haya ningún archivo o software que correspondan a tu ámbito personal. Por motivos de privacidad y de profesionalidad.

8. Revisa la conexión a internet de casa

El ancho de banda es clave para un buen desarrollo de la videoconferencia. Si la conexión funciona de forma deficiente, vas a tener problemas para seguir con normalidad la sesión.

Puedes chequear la velocidad de internet de tu casa a ojo. Verifica que el router y el servicio de internet funcionan con normalidad. Mucha gente hace la prueba realizando un par de búsquedas en un buscador como Google.

Para hacer un chequeo más empírico y objetivo, puedes utilizar herramientas como Fast.com. Hay muchos sitios web que permiten calibrar la velocidad que te proporciona tu proveedor de internet. Abre Google y utiliza las palabras clave “test velocidad internet” o similares.

Es mejor usar una conexión de internet por cable, que es más estable, que una Wi-Fi.

9. Prueba el vídeo y el audio

Deberías probar el software de videoconferencia antes de la sesión, sobre todo si es la primera vez que lo utilizas.

La mayoría de sistemas de videoconferencia tienen una función de prueba o test. Fíjate en las opciones o en el menú de ajustes.

En Skype, por ejemplo, puedes ir a la sección de Audio y Video en Preferencias.

Para ir sobre seguro, ponte frente al ordenador unos minutos antes de la videollamada. Para comprobar que todo funcione con normalidad, y para entrar a la sesión lo antes posible.

Una vez haya comenzado la videoconferencia, asegúrate de que todo el mundo se puede ver y oír. La mejor manera de hacer esa comprobación es que todos los asistentes se presenten o saluden al inicio de la sesión.

10. Sitúa la webcam a la altura de los ojos

Debes situar la webcam a una altura óptima. Intenta que esté situada a la altura de tus ojos, de modo que no estés mirando hacia arriba o hacia abajo. Así evitarás pasarte toda la sesión ofreciendo la visión de tus fosas nasales.

Por otro lado, cuando estés hablando, no mires a la pantalla, sino a la webcam. De esta manera, no darás la sensación de estar distraído o pensando en otra cosa.

Mirar a la webcam es el equivalente a mirar a los ojos de otra persona en un encuentro presencial. Ese contacto da más fuerza y autenticidad a todo lo que tengas que decir

11. Consigue una webcam mejor

Si haces muy pocas videoconferencias, la webcam y el micrófono del portátil son más que suficientes. Ahora bien, si tu equipo es un poco antiguo, advertirás que el vídeo no tiene la calidad que sí que consigues con tu nuevo smartphone.

Por tanto, si las videoconferencias desde casa van a formar parte de tu rutina de trabajo, una buena idea es conseguir una mejor webcam. Y, también, unos mejores auriculares.

Por su proximidad a la boca, los auriculares ofrecerán un mejor sonido que el que ofrece el micrófono del portátil.

Es mejor que los auriculares de diadema que compres sean con cable, para evitar latencias.

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12. Ojo con el micrófono y con la cámara

Silencia tu micrófono cuando no estés hablando, porque éste puede recibir mucho ruido de fondo. Si te pones en mute, permites que todos escuchéis bien al que esté hablando en ese momento.

Asimismo, si mantienes el micrófono en silencio evitas que un ruido indeseado (recuerda que estás en casa) interfiera la reunión. O que alguien entre en el despacho o en tu espacio de trabajo, ignorante de la sesión que estás siguiendo, y se ponga a hablar.

Por otro lado, debes ser consciente de que puedes apagar tu cámara en caso que surja algún imprevisto. Por ejemplo, que tengas que ir a abrir la puerta de casa o que tu hijo pequeño se cuele en tu espacio de trabajo.

13. Cómo saber cuándo hablar

Cuando estás cara a cara, sabes por instinto cuando puedes hablar. Observas a quien está hablando en ese momento. Le escuchas. Y sabes perfectamente en qué momento esa persona ha acabado de decir lo que quería decir, de modo que tú puedes reivindicar tu turno.

En una videollamada, es muy fácil interrumpir de forma accidental al otro, o que te interrumpan. Por eso es bueno esperar unos instantes de silencio, para cerciorarte de que quien está hablando ha finalizado. Y también por si hay algo de desfase en la llegada del sonido.

Una excelente manera de plantear preguntas es utilizar el chat.

Debes hablar con claridad y dicción, y no demasiado rápido. No hace falta que hables fuerte. Se te va a oir bien sin necesidad de que eleves el volumen.

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14. Mantén la concentración y aleja las distracciones de tu casa

En una videoconferencia hecha desde casa, la tentación es hacer otras cosas. Pues bien, el consejo es que mantengas todo el foco de atención en la sesión. Como harías en una reunión presencial.

Ni te dediques a chequear el email o a leer prensa. ¿Verdad que no lo harías en caso de tener a tus interlocutores al lado?

Por otro lado, si estás mirando algo que no tenga nada que ver con el meeting, tus compañeros lo van a advertir. Como también se van a dar cuenta, aunque tengas el micrófono silenciado, de que no estás al 100% dentro de la reunión

15. ¿Tienes niños a cargo durante la videoconferencia?

No te estreses. Si trabajas desde casa, y sobre todo en una situación de confinamiento como la provocada por el coronavirus de la COVID-19, lo normal es que, si eres padre o madre, tengas tus hijos pequeños cerca.

Haz entender a los niños que vas a estar en una reunión, y proponles una actividad que les tenga entretenidos.

Aún así, podría ser que el menor entre en tu espacio de trabajo, desde donde estás conectado a la videollamada. No pasa nada. Lo normal es que tus compañeros muestren comprensión. Solo tienes que pedirles un par de minutos para reencauzar la situación. “Seguid sin mi un par de minutos, ahora vuelvo”.

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Las personas que hacen teletrabajo deben vestir según los criterios de vestimenta que siguen en su empresa o que siguen sus colaboradores.

16. Los gestos dicen mucho de ti, también en una videoconferencia desde casa

Según los psicólogos, buena parte de la comunicación se basa en el lenguaje corporal y, en menor medida, en el tono de la voz.

Según Psychology Today, solo el “7% de la comunicación tiene que ver con las palabras que se dicen”. El 55%, sería el lenguaje de nuestro cuerpo. Y el 38%, la tonalidad de la voz.

En una TED talk de Amy Cuddy, científica social y profesora de Harvard, queda clara la importancia del lenguaje corporal. Cuddy explica en esta conferencia magistral TED, que ha tenido más de 50 millones de visionados, que poner tu cuerpo en una “posición de poder” antes de la reunión, ayuda a que tu comunicación sea más efectiva.

Según esta experta, la “posición de poder” es todo lo contrario a encogerse. La idea es hacer estiramientos, ocupar el espacio, sentirte grande. Asumir alguna de las “cinco posiciones de poder” que ella describe durante dos minutos antes de una sesión de videoconferencia, ayuda a transmitir después un poder y una confianza palpables.

17. Siéntate bien

Según un artículo de Forbes, sentarte bien proyecta señales no verbales de energía, entusiasmo e, incluso, de estilo de vida saludable.

Por esa regla de tres, una postura desenfadada o forzada, puede transmitir letargia, desinterés y apatía. Aunque en una videoconferencia solo se pueda ver tronco, brazos y cabeza, no coloques las piernas de cualquier manera por la tranquilidad de estar en tu casa. El  motivo es que el resto de tu cuerpo va a acabar reflejando una posición extraña de tus piernas.

Carol Kinsey Goman, autora de The Nonverbal Advantage: Body Language at Work, hace la siguiente recomendación. “Siéntate recto. Pon ambos pies en el suelo. Entonces, respira hondo y exhala por tu boca para relajar tu cuello y garganta”.

Si te sientas bien, tu imagen va a ocupar más espacio en las pantallas, lo que es algo positivo. Además, tu voz va a sonar mejor

Puedes inclinarte ligeramente hacia la cámara

Está totalmente desaconsejado hablar echado hacia atrás. Esa postura expresa desinterés y pasotismo. De hecho, deberías hacer lo contrario. Es decir, inclinarte de forma leve en dirección a la cámara, lo que muestra interés total y concentración. De este modo, ganas presencia en la sesión.

18. Sonríe a la cámara

Como en las reuniones de trabajo presenciales, la afabilidad ayuda a que la cita sea productiva. Sobre todo al comienzo de la sesión de videoconferencia desde casa, es una magnífica idea sonreir al tiempo que se hacen las presentaciones y se rompe el hielo para dar inicio a la sesión.

Sonreir cuando otra persona sonríe también es positivo, porque imitar el comportamiento no verbal de otra persona proyecta el mensaje de que la estás escuchando y, también, entendiendo.

19. Mueve las manos con seguridad

Con las manos puedes decir muchas cosas. Por ejemplo, mostrar entusiasmo por el proyecto del que hablas.

La confianza y el entusiasmo que transmites, te ayudan a ser más influyente y más persuasivo. También en una videoconferencia hecha desde casa.

Cuando no estás enfatizando o acompañando tu discurso con las manos, déjalas encima de la mesa a unos 20 centímetros de tu torso, para que sean visibles. Mantenlas relajadas y separadas. No te agarres al filo de la mesa, porque lo que estarías transmitiendo es desesperación.

Las manos deben estar desnudas. No te pongas a jugar con un bolígrafo o a ordenar papeles.

Tampoco cruces los brazos, porque es una posición que transmite distanciamiento, aunque esa no sea tu intención.

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Persona que trabaja desde su hogar sigue una sesión de videoconferencia.

20. No te toques la cara

El hábito de tocarte la oreja, la nariz o la barbilla cuando estás nervioso, proyecta inseguridad e incompetencia. Lo mismo ocurre si te muerdes un labio, o haces muecas extrañas.

Sonríe, mantén el foco en la videoconferencia que sigues desde casa y suprime todos esos comportamientos. Tocarte la cara en todo momento puede incluso transmitir que estás mintiendo.

Los expertos apuntan que debes cerrar la boca (cuando no estés hablando) y esbozar una ligera sonrisa. Asimismo, tienes que elevar tus cejas para mostrar interés y asentir con tu cabeza de vez en cuando para remarcar que escuchas bien todo lo que tus compañeros dicen.

21. Sé puntual a la videoconferencia

Puede parecer una regla obvia, pero debes recordar que la puntualidad es fundamental. No porque la reunión sea virtual y la hagáis desde casa, el tiempo de los demás deja de ser precioso.

Si sigues todos los consejos que te ofrecemos, y no eres capaz de estar conectado o conectada para la videoconferencia a tiempo, empiezas con mal pie.

Si no puedes estar presente hasta el final de la videollamada, deberías avisar al inicio de la sesión al conjunto de los asistentes.