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Videoconferencias: cómo compartir pantalla con toda seguridad

Cuando haces una videoconferencia de trabajo desde casa, uno de los momentos más comprometidos es el de compartir pantalla. Te damos los consejos que necesitas para hacerlo sin comprometer tu privacidad y sin ponerte en evidencia.

Teletrabajo: frontera entre vida personal y profesional

Más personas están trabajando desde casa. La tendencia ya existía, pero la pandemia del coronavirus le ha dado un enorme impulso.

El teletrabajo plantea nuevos retos. Uno de ellos es la manera en que definimos la frontera entre vida personal y profesional. La búsqueda de ese equilibro también es relevante en las videollamadas con compañeros de trabajo, con clientes o con proveedores. Y es que estás conectándote con otras personas de tu ámbito profesional o laboral desde un ordenador de uso personal —sea tuyo o de la empresa— y desde tu hogar.

Cuando compartes pantalla, debes delimitar bien lo que es trabajo, y lo que es privacidad, intimidad y vida personal o familiar. Te ofrecemos pautas para que sea prácticamente imposible que metas la pata

¿Por qué compartir pantalla?

Hacer una videollamada no implica que tengas que compartir pantalla. Sin embargo, hay diferentes razones por las que tengas que hacerlo.

Reuniones de equipo

Una imagen vale más que mil palabras. Para explicarte mejor, muchas veces va a ser necesario que el resto de personas del equipo te vea manejando un software o una hoja de cálculo. Así todos van a entender con rapidez tus argumentos, tus observaciones o tus conclusiones.

Webinars

¿Tienes que formar a otras personas de tu organización? ¿Tienes que vender un producto o servicio a potenciales clientes? En ambos casos, muy probablemente vas a tener que compartir pantalla.

Demos de software

Si comercializas software o aplicaciones, ¿qué mejor manera de poner estos productos en valor que mostrando a tu potencial cliente cómo funcionan?

Ventas

Con la pandemia, mucha actividad comercial se ha digitalizado. Un buen comercial debe saber explicar su producte de forma online. Y, para ello, compartir pantalla es una buena herramienta.

Haz una prueba con un amigo o compañero de trabajo

A causa de la COVID-19, muchas personas están utilizando softwares de videoconferencia por primera vez en su vida. La herramienta de compartir pantalla es una de las funciones más delicadas, así que lo mejor es probarla antes de usarla frente a una audiencia.

Para ello, ponte de acuerdo con un colega o compañero de trabajo, para chequear que dominas todo lo que quieres hacer durante la videollamada.

“¿Podéis ver mi pantalla?”

Es un consejo simple pero de enorme importancia. Cada vez que compartas pantalla, debes preguntar a tu audiencia si la está viendo. En caso de que no sea así, puedes corregir el problema.

Si crees que compartes pantalla, pero en realidad no lo estás haciendo, vas a confundir a tus compañeros de videollamada. Para empezar, no van a poder seguir tus explicaciones, porque estás dando por supuesto que ven lo que haces desde tu equipo.

Crea una cuenta de usuario de Windows solo para el trabajo

En caso de que el ordenador que utilizas para trabajar sea también de uso personal, es fundamental que crees un usuario diferenciado para tu faceta profesional.

Si tu sobremesa o portátil es de uso estrictamente privado, ni un ápice le importa a nadie qué fondo de pantalla se muestra en el escritorio o la nomenclatura de las carpetas que allí tienes. Tampoco tiene relevancia cuáles son los programas para los que tienes acceso directo o qué notificaciones recibes.

Ahora bien, cuando tu equipo informático personal es al mismo tiempo una herramienta de trabajo, lo más sencillo es crear una nueva cuenta de usuario para tu ordenador

Cómo crear una nueva cuenta de usuario en Windows 10

Sigue las indicaciones que da Microsoft en el tutorial Agregar o quitar cuentas en tu PC.

Configura la nueva cuenta de usuario sin asociarla a ninguna otra cuenta de carácter personal.

¿Quieres tomarte un breve respiro de tu cuenta ‘profesional’?

Si necesitas tomarte un respiro de tu labor profesional para hacer un uso personal del ordenador, lo único que tienes que hacer es cambiarte a tu cuenta personal.

No quieres crear una nueva cuenta: ¿qué puedes hacer?

Podría ser que no desees crear una nueva cuenta de usuario en Windows. Igual haces muy poco teletrabajo, o bien haces muy pocas videconferencias.

Por tanto, te vas a conectar a una videoconfencia profesional desde una cuenta de usuario de uso privado. En este caso, para compartir pantalla con tranquilidad tienes que seguir una serie de recomendaciones.

Comparte solo determinadas aplicaciones

Sistemas de videoconferencia como Google Hangouts te dan a escoger entre compartir toda la pantalla o una “ventana”.

El mejor consejo que te podemos dar es que practiques la metodología para compartir pantalla. Así mostrarás siempre lo que quieres mostrar, y no otra cosa.

Ponte un fondo de pantalla neutro

De acuerdo, te empeñas en hacer videollamadas desde tu cuenta de usuario personal en Windows. Pues si vas a tener que compartir pantalla, una buena idea es que busques un fondo de pantalla neutro, sin ningún tipo de significación.

A tu jefe le puede gustar un wallpaper que sea audaz o cool, o quizá no. Mejor no tentar la suerte. Al final, de lo que se trata es de mantener un tono profesional.

Quita de la vista carpetas privadas o comprometedoras

Ojo con las carpetas embarazosas. Estás compartiendo pantalla con un cliente y en tu escritorio luces carpetas con el nombre de sus competidores. Estás conectado con tu superior, y a la vista hay una carpeta con el nombre de una empresa en la que estás siguiendo un proceso de selección. Es decir, quieres cambiar de trabajo.

Repasa todas las carpetas de tu escritorio, y saca de ahí todas aquellas que sean de carácter personal.

¿Qué hacer con el navegador?

El navegador de cada persona transmite mucha información personal. Piensa en las pestañas que vas abriendo, o en tu listado de sitios web favoritos. Dicen mucho de ti.

Un navegador de trabajo y otro personal

Aquí la mejor recomendación es utilizar un navegador específico para trabajar o, como mínimo, para compartir pantalla en las conexiones con clientes o personas de tu equipo.

Recuerda que en Chrome y Firefox, puedes utilizar perfiles alternativos y diferenciados.

Eso sí, como puedes navegar con los dos perfiles a la vez en una misma sesión, asegúrate de cerrar tu perfil personal.

Si igualmente vas a emplear tu navegador personal para el trabajo, en la mayoría de navegadores puedes esconder los Favoritos o la barra de marcadores.

Limpia el historial de navegación

Ya puestos, limpia tu historial de navegación si te preocupa revelar información privada a través de la función autocompletar. Debes saber que también puedes configurar el navegador para que no autocomplete nada, es decir, que no te sugiera opciones para completar lo que estás escribiendo.

Cierra las pestañas ajenas a tu faceta profesional

Si vas a compartir pantalla o tu navegación con otras personas, cierra las pestañas correspondientes a páginas abiertas ajenas a tu trabajo.

Deshabilita las notificaciones

Aunque compartas una sola ventana, en cualquier momento te puede saltar una notificación de pop-up incómoda.

Antes de entrar en un meeting online, pon el equipo en modo No molestar. En Windows 10, la funcionalidad es Asistente de concentración.

Sal de todos los programas no profesionales

Antes de una videoconferencia, sal de todas las aplicaciones que no tengan nada que ver con el trabajo. Es muy poco profesional si compartes pantalla y se hace evidente que algún software de ocio o ajeno a tu trabajo está en marcha.

Cierra programas o entornos como éstos:

  • Videojuegos
  • Servicios de streaming televisivo (Netflix, HBO, etc)
  • Aplicaciones para compartir archivos (torrents y otros)
  • Cuentas personales

Más fácil: cierra todo lo que no tenga nada que ver con el trabajo

Todo lo personal, en tu smartphone o tableta

Para separar vida personal y vida profesional, tu smartphone o tableta personal pueden ser muy útiles. ¿Por qué no concentrar todo aquello que es personal o de ocio en tu smartphone o tableta, y dedicar el ordenador solo a cosas de trabajo?

El teléfono móvil lo tienes siempre a tu lado. Y lo puedes cargar mientras trabajas. Pero ¡cuidado! Si tienes que utilizar tu smartphone con fines laborales, y tienes que compartir pantalla, este consejo pierde validez.

Si vas a emplear la mensajería instantánea, como WhatsApp, hazlo con el móvil, no con la versión del programa de mensajería para ordenador.

Teletrabajo: centenares de consejos para que trabajes más a gusto

En El Blog de BEEP tienes un gran número de contenidos que te van a ayudar a mejorar tu experiencia de teletrabajo.

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