Skip to content

Videoconferències: com compartir pantalla amb total seguretat

26/02/2021

Quan fas una videoconferència per feina des de casa, un dels moments més compromesos és el de compartir pantalla. Et donem els consells que necessites per a fer-ho sense comprometre la teva privacitat i sense posar-te en evidència.

Teletreball: frontera entre vida personal i professional

Moltes més persones estan treballant des de casa. La tendència ja existia, però la pandèmia del coronavirus li ha donat un enorme impuls.

El teletreball planteja nous reptes. Un d’ells és la manera en què definim la frontera entre vida personal i professional. La cerca d’aquest equilibri també és rellevant en les videotrucades amb companys de treball, amb clients o amb proveïdors. I és que estàs connectant-te amb altres persones del teu àmbit professional o laboral des d’un ordinador d’ús personal —sigui teu o de l’empresa— i des de la teva llar.

Quan comparteixes pantalla, has de delimitar bé el que és treball, i el que és privacitat, intimitat i vida personal o familiar. T’oferim pautes perquè sigui pràcticament impossible que fiquis la pota

Per què compartir pantalla?

Fer una videotrucada no implica que hagis de compartir pantalla. No obstant això, hi ha diferents raons per les quals hagis de fer-ho.

Reunions d’equip

Una imatge val més que mil paraules. Per a explicar-te millor, moltes vegades serà necessari que la resta de persones de l’equip et vegi manejant un programari o un full de càlcul. Així tots entendran amb rapidesa els teus arguments, les teves observacions o les teves conclusions.

Webinars

Has de formar a altres persones de la teva organització? Has de vendre un producte o servei a potencials clients? En tots dos casos, molt probablement hauràs de compartir pantalla.

Demos de software

Si comercialitzes programari o aplicacions, quina millor manera de posar aquests productes en valor que mostrant al teu potencial client com funcionen?

Vendes

Amb la pandèmia, molta activitat comercial s’ha digitalitzat. Un bon comercial ha de saber explicar el seu producte en línia. I, per a això, compartir pantalla és una bona eina.

Fes una prova amb un amic o company de treball

A causa de la COVID-19, moltes persones estan utilitzant softwares de videoconferència per primera vegada en la seva vida. L’eina de compartir pantalla és una de les funcions més delicades, així que el millor és provar-la abans d’usar-la enfront d’una audiència.

Per a això, posa’t d’acord amb un col·lega o company de treball, per a comprovar que domines tot el que vols fer durant la videoconferència.

“Podeu veure la meva pantalla?”

És un consell simple però d’enorme importància. Cada vegada que comparteixis pantalla, has de preguntar a la teva audiència si l’està veient. En cas que no sigui així, estàs a temps de corregir el problema. Si creus que comparteixes pantalla, però en realitat no ho estàs fent, confondràs als teus companys de videotrucada.

Crea un compte d’usuari de Windows només per al treball

En cas que l’ordinador que utilitzes per a treballar sigui també d’ús personal, és fonamental que creïs un usuari diferenciat per al teu compte professional.

Si la teva sobretaula o portàtil és d’ús estrictament privat, potser no t’interessa que vegin el fons de pantalla es mostra en l’escriptori o la nomenclatura de les carpetes que hi tens. Tampoc té rellevància quins són els programes per als quals tens accés directe o quines notificacions reps.

Ara bé, quan el teu equip informàtic personal és al mateix temps una eina de treball, el més senzill és crear un nou compte d’usuari per al teu ordinador

Com crear un nou compte d’usuari en Windows 10

Segueix les indicacions que dóna Microsoft en el tutorial Agregar o llevar comptes en el teu PC.

Configura el nou compte d’usuari sense associar-la a cap altre compte de caràcter personal.

Vols prendre’t un breu respir del teu compte ‘professional’?

Si necessites prendre’t un respir de la teva labor professional per a fer un ús personal de l’ordinador, l’única cosa que has de fer és canviar-te al teu compte personal.

No vols crear un nou compte: què pots fer?

Podria ser que no desitgis crear un nou compte d’usuari en Windows. Per tant, et connectaràs a una videoconfencia professional des d’un compte d’usuari d’ús privat. En aquest cas, per a compartir pantalla amb tranquil·litat has de seguir una sèrie de recomanacions.

1- Comparteix només determinades aplicacions

Sistemes de videoconferència com Google Hangouts et donen a triar entre compartir tota la pantalla o una “finestra”.

El millor consell que et podem donar és que practiquis la metodologia per a compartir pantalla. Així mostraràs sempre el que vols mostrar, i no una altra cosa.

2-  Posa’t un fons de pantalla neutre

D’acord, t’obstines a fer videollamadas des del teu compte d’usuari personal en Windows. Perquè si hauràs de compartir pantalla, una bona idea és que busquis un fons de pantalla neutre, sense cap mena de significació. Al teu cap li pot agradar un wallpaper que sigui audaç o cool, o potser no.

Millor no temptar la sort. Al final, del que es tracta és de mantenir un to professional.

3- Treu de la vista carpetes privades o comprometedores

Estàs compartint pantalla amb un client i en el teu escriptori llueixes carpetes amb el nom dels seus competidors. Estàs connectat amb el teu superior, i a la vista hi ha una carpeta amb el nom d’una empresa en la qual estàs seguint un procés de selecció.

Repassa totes les carpetes del teu escriptori, i ubica a un altre lloc totes aquelles que siguin de caràcter personal.

Què fer amb el navegador?

El navegador de cada persona transmet molta informació personal. Pensa en les pestanyes que vas obrint, o en el teu llistat de llocs web favorits. Diuen molt de tu.

Un navegador de treball i un altre personal

Aquí la millor recomanació és utilitzar un navegador específic per a treballar o, com a mínim, per a compartir pantalla en les connexions amb clients o persones del teu equip.

Recorda que en Chrome i Firefox, pots utilitzar perfils alternatius i diferenciats.

Això sí, com pots navegar amb els dos perfils alhora en una mateixa sessió, assegura’t de tancar el teu perfil personal.

Si igualment faràs servir el teu navegador personal per al teletreball, en la majoria de navegadors pots amagar els Preferits o la barra de marcadors.

Neteja l’historial de navegació

Si et preocupa revelar informació privada a través de la funció autocompletar, pots netejar el teu historial de navegació. Has de saber que també pots configurar el navegador perquè no autocompleti res, és a dir, que no et suggereixi opcions per a completar el que estàs escrivint.

Tanca les pestanyes alienes a la teva faceta professional

Si compartiràs pantalla o la teva navegació amb altres persones, tanques les pestanyes corresponents a pàgines obertes alienes a la feina.

Deshabilita les notificacions

Encara que comparteixis una sola finestra, en qualsevol moment et pot saltar una notificació de pop-up incòmoda.

Abans d’entrar en un meeting en línia, posa l’equip en manera No molestar. En Windows 10, la funcionalitat és Assistent de concentració.

Surt de tots els programes no professionals

Abans d’una videoconferència, surt de totes les aplicacions que no tinguin res a veure amb el treball. És molt poc professional si comparteixes pantalla i es fa evident que algun programari d’oci o aliè al teu treball està en marxa.

Tanca programes o entorns com aquests:

  • Videojocs
  • Serveis de streaming televisiu (Netflix, HBO, etc)
  • Aplicacions per a compartir arxius (torrents i altres)
  • Comptes personals

Més fàcil: tanca tot el que no tingui res a veure amb el treball

Tot el personal, en el teu telèfon intel·ligent o tauleta

Per a separar vida personal i vida professional, el teu telèfon intel·ligent o tauleta personal poden ser molt útils. Per què no concentrar tot allò que és personal o d’oci en el teu telèfon intel·ligent o tauleta, i dedicar l’ordinador sol a coses de treball?

El telèfon mòbil el tens sempre al teu costat. I ho pots carregar mentre treballes. Però cuidat! Si has d’utilitzar el teu telèfon intel·ligent amb finalitats laborals, i has de compartir pantalla, aquest consell perd validesa.

Si empraràs la missatgeria instantània, com WhatsApp, fes-ho amb el mòbil, no amb la versió del programa de missatgeria per a ordinador.

Teletreball: centenars de consells perquè treballis més a gust

En El Blog de BEEP tens un gran nombre de continguts que t’ajudaran a millorar la teva experiència de teletreball.