Skip to content

COVID-19: 21 consells per fer videoconferències des de casa

15/04/2020

El teletreball ha guanyat un enorme protagonisme a Espanya a causa de la pandèmia de virus de la COVID-19. Les empreses han fomentat que els seus treballadors facin la seva activitat des de casa, un model de treball que exigeix ​​reunions per videoconferència. En aquest article d’El Blog de BEEP, et proposem consells perquè les connexions per videoconferència des de casa siguin un èxit.

1. Un espai de treball a casa diàfan i eficient

El primer consell que t’oferim no té res a veure amb la tecnologia que comporta una sessió de videoconferència. Tampoc està relacionat amb la indumentària o amb l’aspecte que hauries lluir.

Abans de fixar-nos en les singularitats de la videoconferència des de casa, és crucial prestar atenció a l’espai de treball. En la mesura del possible, has de crear el teu espai.

Una oficina a casa diàfana i ben organitzada facilitarà la teva productivitat. I, de cara a les sessions de videoconferència, un espai de treball agradable projectarà una imatge positiva de tu.

21 consells per treballar des de casa

En El Blog de BEEP hem publicat el contingut 21 consells per treballar des de casa.

En aquest article, descrivim totes les claus perquè el teletreball sigui productiu, saludable i agradable. I, és clar, també expliquem com aconseguir que el teu espai de treball a casa sigui un espai ideal per fer sessions de videoconferència des de casa.

2. Llum i un fons neutral

L’ideal és fer la videoconferència en un espai amb molta llum natural. D’aquesta manera, la imatge de la teva presència serà nítida i clara.

Si el teu espai de treball a casa disposa d’il·luminació natural, aquesta condició ja la compleixes.

En cas que no tinguis massa il·luminació solar, hauries de seure on arribi la llum d’un fluorescent no massa intens.

El fons hauria de ser neutral. És a dir, no hauria d’estar ni atapeït ni ple d’objectes i elements decoratius personals. Evidentment, sempre hi pot haver un petit detall personal, però és desaconsellable aclaparar amb exhibicions de col·leccionisme o amb molts ítems.

La raó és que una decoració excessiva es contradiu amb l’àmbit professional i de treball. A més, pot despistar la resta de participants, que igual dediquen involuntàriament part de la sessió a fixar-se en les teves figures, llibres o gerros.

En cas de no aconseguir un fons el més natural i senzill possible, a Skype pots fer borrós el fons. I a Zoom, pots seleccionar un fons o background virtual.

3. Vesteix de forma professional encara que estiguis a casa

Quan treballes des de casa, has de portar roba professional, com t’indiquem a la guia 21 consells per treballar des de casa.

Per crear un marc mental de treball i professional, has de portar roba de carrer

Aquest consell és encara més important si realitzes videoconferències des de casa. No es tracta que vagis amb corbata, però sí que hauries vestir de manera formal, o com ho faries a la teva oficina presencial.

Camisa, pantalons i sabates o calçat còmode. Amb aquesta indumentària tan senzilla ja pots accedir a la sessió, sempre que no hi hagi un dress code o codi de vestimenta que t’obliguin a vestir d’una altra manera.

4. Prepara la reunió

Si ets l’organitzador de la trobada, envia als assistents l’agenda dels temes a tractar. Així mateix, fes-los arribar tots els documents o arxius que haurien de tenir a mà durant la celebració del meeting.

Com faries en ocasió d’una reunió presencial, prepara els temes que s’hagin d’abordar en la sessió. El fet que estiguis connectant-te a la videoconferència des d’un ordinador a casa teva, no t’eximeix de preparar-te la cita amb els teus companys de treball o de projecte.

5. Tria el sistema de videoconferència adequat

En el cas que siguis la persona encarregada d’organitzar la videoconferència, esforça’t per utilitzar el sistema que millor s’ajusti a les necessitats del vostre grup de treball.

El primer és tenir clars els requisits. És a dir, participants i accions que desitges poder realitzar en el decurs de la sessió.

Amb el suport del departament d’informàtica de l’empresa, o a partir de la teva pròpia tasca de recerca, esbrinaràs quin programari és el millor.

6. Tanca totes les Apps i softwares per millorar el rendiment de la sessió

Abans de posar en marxa la sessió de videoconferència (en cas que siguis el moderador) o abans d’entrar a la sala virtual, tanca tots els programes o aplicacions que tinguis oberts.

Hauries de clausurar tots els programaris, especialment els que continguin dades personals o que exigeixin molt d’esforç al processador de l’ordinador.

Una videoconferència exigeix ​​molts recursos, de manera que hauria de permetre que tota la capacitat de l’equip vagi destinada a la sessió.

Així que tanca tots els programes que tinguis en marxa. I assegura’t de guardar tota la feina que estiguis realitzant en aquest moment: edició de vídeo, documents de Word o d’Excel, etcètera.

No cal que tanquis el gestor de correu electrònic, però evita que sigui una distracció per al desenvolupament de la sessió.

7. No tinguis més pestanyes obertes en el navegador (per si comparteixes la pantalla)

Deixa obertes només les pestanyes relacionades amb la reunió

Els programes per a webinars i videoconferències permeten compartir la teva pantalla. Per això és una bona idea tancar totes les pestanyes de navegador que no tinguin a veure amb la celebració de la sessió.

D’aquesta manera evites compartir informació privada amb els assistents a la reunió virtual.

Posa ordre a l’escriptori

Si penses compartir l’escriptori, hauries ordenar els elements (documents, programes) que apareixen desplegats. Un escriptori caòtic és una mala carta de presentació. Així mateix, verifica que no hi hagi cap fitxer o programari que corresponguin al teu àmbit personal. Fes-ho per motius de privacitat i de professionalitat.

8. Revisa la connexió a internet de casa

L’ample de banda és clau per a un bon desenvolupament de la videocomferència. Si la connexió funciona de manera deficient, tindràs problemes per seguir amb normalitat la sessió.

Pots revisar la velocitat d’internet de casa teva a ull. Verifica que el router i el servei d’internet funcionen amb normalitat. Molta gent fa la prova realitzant un parell de recerques en un cercador com Google.

Per fer una revisió més empírica i objectiva, pots utilitzar eines com Fast.com. Hi ha molts llocs web que permeten calibrar la velocitat que et proporciona el teu proveïdor d’internet. Obre Google i utilitza les paraules clau “test velocitat internet” o similars.

És millor fer servir una connexió d’internet per cable, que és més estable, que una Wi-Fi.

9. Prova el vídeo i l’àudio

Hauries de provar el programari de videoconferència abans de la sessió, sobretot si és el primer cop que l’utilitzes.

La majoria de sistemes de videoconferència tenen una funció de prova o test. Fixa’t en les opcions o al menú d’ajustaments.

A Skype, per exemple, pots anar a la secció d’Àudio i Vídeo a Preferències.

Per anar sobre segur, posa’t davant de l’ordinador uns minuts abans de la videotrucada. Per comprovar que tot funcioni amb normalitat, i per entrar a la sessió el més aviat possible.

Un cop hagi començat la videoconferència, assegura’t que tothom es pot veure i sentir. La millor manera de fer aquesta comprovació és que tots els assistents es presentin o saludin a l’inici de la sessió.

10. Situa la càmera web a l’alçada dels ulls

Has de situar la càmera web a una alçada òptima. Intenta que estigui situada a l’alçada dels teus ulls, de manera que no estiguis mirant cap amunt o cap avall. Així evitaràs passar-te tota la sessió oferint la visió de les teves fosses nasals.

D’altra banda, quan estiguis parlant, no miris a la pantalla, sinó a la càmera web. D’aquesta manera, no donaràs la sensació d’estar distret o pensant en una altra cosa.

Mirar a la càmera web és l’equivalent a mirar als ulls d’una altra persona en una trobada presencial. Aquest contacte dóna més força i autenticitat a tot el que hagis de dir

11. Aconsegueix una càmera web millor

Si fas molt poques videoconferències, la càmera web i el micròfon del portàtil són més que suficients. Ara bé, si el teu equip és una mica antic, t’adonaràs que el vídeo no té la qualitat que sí que aconsegueixes amb el teu nou smartphone.

Per tant, si les videoconferències des de casa passaran a formar part de la teva rutina de treball, una bona idea és aconseguir una millor càmera web. I, també, uns millors auriculars.

Per la seva proximitat a la boca, els auriculars oferiran un millor so que el que ofereix el micròfon de l’portàtil.

És millor que els auriculars de diadema que compris siguin amb cable, per evitar latències.

12. Compte amb el micròfon i amb la càmera

Silencia el teu micròfon quan no estiguis parlant, perquè aquest pot rebre molt soroll de fons. Si el poses en mute, facilitaràs que tots escolteu bé a qui estigui parlant en aquest moment.

Així mateix, si mantens el micròfon en silenci evites que un soroll indesitjat (recorda que et trobes a casa) interfereixi la reunió. O que algú entri al despatx o en el teu espai de treball, en no ser sabedor de la sessió que estàs seguint, i que es posi a parlar.

D’altra banda, has de ser conscient que pots apagar la teva càmera en cas que sorgeixi algun imprevist. Per exemple, en cas que hagis d’anar a obrir la porta de casa o que el teu fill petit es coli en el teu espai de treball.

13. Com saber quan parlar

Quan et trobes amb algú cara a cara, saps per instint quan pots parlar. Observes a qui està parlant en aquest moment. L’escoltes. I saps perfectament en quin moment aquesta persona ha acabat de dir el que volia dir, de manera que tu pots reivindicar el teu torn.

En una trucada de vídeo, és molt fàcil interrompre de manera accidental a l’altre, o que t’interrompin. Per això és bo esperar uns instants de silenci, per cerciorar-te que qui està parlant ha finalitzat. I també per si hi ha una mica de desfasament en l’arribada del so.

Una excel·lent manera de plantejar preguntes és utilitzar el xat.

Has de parlar amb claredat i dicció, i no massa ràpid. No cal que parlis fort. Se’t sentirà bé sense necessitat que elevis el volum.

14. Mantingues la concentració i allunya les distraccions de casa teva

En una videoconferència feta des de casa, la temptació és fer altres coses. Doncs bé, el consell és que mantinguis tot el focus d’atenció en la sessió. Com ho faries en una reunió presencial.

Ni tampoc et dediquis a revisar l’email o a llegir premsa. Oi que no ho faries en cas de tenir als teus interlocutors a la banda?

D’altra banda, si estàs mirant alguna cosa que no tingui res a veure amb el meeting, els teus companys ho advertiran. Com també se n’adonaran, encara que tinguis el micròfon silenciat, que no ets al 100% dins de la reunió

15. Tens nens a càrrec durant la videoconferència?

No t’estressis. Si treballes des de casa, i sobretot en una situació de confinament com la provocada pel coronavirus de la COVID-19, el normal és que, si ets pare o mare, tinguis els teus fills petits a prop.

Fes entendre als nens que seràs en una reunió, i proposa’ls una activitat que els tingui entretinguts.

Tot i això, podria ser que el menor entri en el teu espai de treball, des d’on estàs connectat o connectada a la videotrucada. No passa res. El normal és que els teus companys mostrin comprensió. Només has de demanar-los un parell de minuts per reconduir la situació. “Seguiu sense mi un parell de minuts, ara torno”.

16. Els gestos diuen molt de tu, també en una videoconferència des de casa

Segons els psicòlegs, bona part de la comunicació es basa en el llenguatge corporal i, en menor mesura, en el to de la veu.

Segons Psychology Today, només el “7% de la comunicació té a veure amb les paraules que es diuen”. El 55%, seria el llenguatge del nostre cos. I el 38%, la tonalitat de la veu.

En una TED talk d’Amy Cuddy, científica social i professora de Harvard, queda clara la importància del llenguatge corporal. Cuddy explica en aquesta comferència magistral TED que posar el teu cos en una “posició de poder” abans de la reunió, ajuda a que el teu comunicació sigui més efectiva. Aquesta sessió ha tingut més de 50 milions de visionats.

Segons aquesta experta, la “posició de poder” és tot el contrari a encongir-se. La idea és fer estiraments, ocupar l’espai, sentir-te gran. Es tracta d’assumir alguna de les “cinc posicions de poder” que ella descriu durant dos minuts abans d’una sessió de videoconferència. Això ajudaria a transmetre després, durant la videocomferència o trobada, un poder i una confiança palpables.

17. Seu bé

Segons un article de Forbes, seure bé projecta senyals no verbals d’energia, entusiasme i, fins i tot, d’estil de vida saludable.

Per aquesta regla de tres, una postura desenfadada o forçada, pot transmetre letargia, desinterès i apatia. Encara que en una videocomferència només es pugui veure tronc, braços i cap, no col·loquis les cames de qualsevol manera perquè et trobis molt a gust a casa teva. El motiu és que la resta del teu cos acabarà reflectint una posició estranya de les teves cames.

Carol Kinsey Goman, autora de The Nonverbal Advantage: Body Language at Work, fa la següent recomanació. “Seu recte. Posa tots dos peus a terra. Llavors, respira fons i exhala per la boca per relaxar teu coll i gola “.

Si t’asseus bé, la teva imatge ocuparà més espai a les pantalles. Això és una cosa positiva. A més, la teva veu sonarà millor

Pots inclinar-te lleugerament cap a la càmera

Està totalment desaconsellat parlar tirat cap a enrere. Aquesta postura expressa desinterès i passotisme. De fet, hauries de fer el contrari. És a dir, inclinar-te de forma lleu en direcció a la càmera, el que mostra interès total i concentració. D’aquesta manera, guanyes presència a la sessió.

18. Somriu a la càmera

Com en les reunions de treball presencials, l’afabilitat ajuda a que la cita sigui productiva. Sobretot a l’inici de la sessió de videoconferència des de casa, és una magnífica idea somriure al mateix temps que es fan les presentacions i es trenca el gel per donar inici a la sessió.

Somriure quan una altra persona somriu també és positiu, perquè imitar el comportament no verbal d’una altra persona projecta el missatge que l’estàs escoltant i, també, entenent.

19. Mou les mans amb seguretat

Amb les mans pots dir moltes coses. Per exemple, mostrar entusiasme pel projecte de què parles.

La confiança i l’entusiasme que transmets, t’ajuden a ser més influent i més persuasiu. També en una videoconferència feta des de casa.

Quan no hi estiguis fent èmfasi o acompanyant el teu discurs amb les mans, deixa-les a sobre de la taula a uns 20 centímetres del teu tors. Així seran visibles. Mantingues-les relaxades i separades. No t’agafis al límit de la taula, perquè el que estaries transmetent és desesperació.

Les mans han d’estar nues. No et posis a jugar amb un bolígraf o a endreçar papers.

Tampoc creuis els braços, perquè és una posició que transmet distanciament, encara que aquesta no sigui la teva intenció.

20. No et toquis la cara

L’hàbit de tocar-te la orella, el nas o la barbeta quan estàs nerviós, projecta inseguretat i incompetència. El mateix passa si et mossegues un llavi, o fas ganyotes estranyes.

Somriu, mantingues el focus en la videoconferència que segueixes des de casa i suprimeix tots aquests comportaments. Tocar-te la cara en tot moment pot fins i tot transmetre que estàs mentint.

Els experts apunten que has de tancar la boca (quan no estiguis parlant) i esbossar un lleuger somriure. Així mateix, has de elevar les teves celles per mostrar interès i assentir amb el teu cap de tant en tant per remarcar que escoltes bé tot el que els teus companys diuen.

21. Sigues puntual a la videoconferència

Pot semblar una regla òbvia, però has de recordar que la puntualitat és fonamental. No perquè la reunió sigui virtual i la feu des de casa, el temps dels altres deixa de ser preciós.

Si segueixes tots els consells que t’oferim, i no ets capaç d’estar connectat o connectada per la videoconferència a temps, comences amb mal peu.

Si no pots estar present fins al final de la trucada de vídeo, hauries d’avisar l’inici de la sessió al conjunt dels assistents.